JMHZ a přestupek nehlášené práce se sankcí až 3 miliony – co mají společného?

Analýza legislativních změn, dopadů na kontrolní praxi a praktických rad

Název Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) může být pro řadu zaměstnavatelů matoucí. Slovo „měsíční“ totiž svádí k dojmu, že jde pouze o agendu, která se řeší zpětně při pravidelných mzdových uzávěrkách. 

Ve skutečnosti je ale JMHZ širší systém. Vedle samotného měsíčního hlášení zahrnuje také: 

• Evidenci zaměstnavatelů
• Evidenci zaměstnanců

Jedná se o agendy, které je nutné řešit průběžně a v některých případech ještě před tím, než zaměstnanec fakticky začne pracovat. Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) systém popisuje jako elektronický prostředek, kterým zaměstnavatel souhrnně plní vybrané ohlašovací a evidenční povinnosti vůči státu; součástí systému je jednotné měsíční hlášení i proces evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců. 

Samotné jednotné měsíční hlášení se podává každý měsíc, a to od prvního do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který se hlášení podává. To je však jen jedna část celé agendy. Pro HR a mzdové účetní je stejně důležitá operativní rovina JMHZ: registrace zaměstnavatele, přihlášení zaměstnance do evidence a v určitých případech také splnění navazujících povinností vůči Úřadu práce, ČSSZ a dalším institucím. 

Proč stát přechází na hlášení předem

Hlavním důvodem zavedení principu hlášení před zahájením výkonu práce je snaha omezit nelegální a nehlášenou práci. V minulosti měla inspekce práce při kontrolách často důkazní problém: pokud byl na pracovišti zastižen pracovník, který nebyl v evidencích dohledatelný, zaměstnavatel mohl tvrdit, že dotyčný právě nastoupil a že hlášení provede ještě tentýž den, případně v dosavadní zákonné lhůtě. 

Nový systém tuto obhajobu výrazně omezuje. U osob, na které dopadá povinnost registrace předem, musí být hlášení provedeno nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Státní úřad inspekce práce (SÚIP) k nové úpravě u zaměstnanců jiné než české státní příslušnosti výslovně uvedl, že již neobstojí argument „pracovník právě nastoupil, dnes ho nahlásíme“; při zahájení kontroly má být pracovník již nahlášen. 

Pro zaměstnavatele jsou v této souvislosti rozhodující zejména tato zákonná ustanovení:

• § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti;

• § 139 zákona o zaměstnanosti;

• § 19 odst. 1 písm. a) zákona o JMHZ.

Jak změny nabíhaly v čase

Vývoj JMHZ a souvisejících povinností neproběhl naráz. Stát jej rozložil do několika etap, které je vhodné vnímat chronologicky: 

• Od 1. října 2025: Byl do zákona o zaměstnanosti zaveden nový přestupek nehlášené práce ve vztahu k zaměstnancům jiné než české státní příslušnosti. Zaměstnavatelé začali mít povinnost informovat Úřad práce o nástupu těchto osob nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání nebo k výkonu práce. Pokud zahraniční pracovník vykonával práci bez splnění této povinnosti, mohl se zaměstnavatel dopustit přestupku nehlášené práce podle § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti. 
• Od 1. ledna 2026: Nabyl účinnosti zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, čímž vznikl právní rámec, který postupně sjednocuje vybrané evidenční a ohlašovací povinnosti zaměstnavatelů. 
• Od 1. dubna 2026: Začal systém JMHZ fungovat jako nástroj pro nové agendy. U zaměstnanců jiné než české státní příslušnosti začal proces Registrace zaměstnance (REGZEC) nahrazovat dosavadní informační karty a sdělení podle § 87 zákona o zaměstnanosti. Zaměstnavatelé museli u těchto osob provést registraci před nástupem k výkonu práce. 

• Od 1. července 2026: Se povinnost přihlásit zaměstnance před nástupem rozšiřuje obecně na zaměstnance v evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ. Zaměstnavatel může zaměstnance přihlásit nejdříve osm dní před předpokládaným dnem nástupu, nejpozději však před okamžikem, kyd zaměstnanec začne práci fakticky vykonávat. U zaměstnanců, kteří nejsou zahraničními zaměstnanci (tedy u českých občanů), lze využít také zjednodušenou předregistraci. 

   

Český zaměstnanec vs. zahraniční státní příslušník: Zásadní rozdíl v rozsahu údajů

!!!Od července 2026 se okamžik registrace sjednocuje: každý zaměstnanec má být v evidenci před tím, než začne pracovat.!!! Rozdíl však zůstává v rozsahu údajů. 

• Zaměstnanci jiné než české státní příslušnosti (občané EU i třetích zemí): Je nutné provést registraci v plném rozsahu. Zaměstnavatel tedy musí mít potřebná data připravena již před nástupem do zaměstnání nebo k výkonu práce. 
• Čeští zaměstnanci: Je naproti tomu možné využít předregistraci, tedy částečné přihlášení s omezeným rozsahem údajů; zbývající údaje se doplní do osmi dnů po faktickém nástupu. Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) tento rozdíl výslovně uvádí ve své metodice k registraci zahraničních zaměstnanců. 

Při předregistraci českého zaměstnance se uvádí osm základních údajů: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a variabilní symbol zaměstnavatele. Kompletní registraci je následně nutné dokončit prostřednictvím standardní Registrace zaměstnance do osmi dnů ode dne nástupu k výkonu práce. 

Plánování v HR: Využijte osmidenní předstih

Pro personalisty je zásadní praktická změna v plánování nástupů. Systém umožňuje přihlásit zaměstnance až osm dní před předpokládaným nástupem. Tento časový prostor je vhodné využívat zejména tam, kde se nástupy plánují dopředu a kde je možné mít včas připravené identifikační a smluvní údaje. 

V praxi se ale běžně stává, že vybraný uchazeč nakonec nenastoupí. Může podepsat smlouvu jinde, onemocnět nebo nástup odložit. Pokud zaměstnanec do práce nenastoupí, musí zaměstnavatel tuto skutečnost oznámit bez zbytečného odkladu, nejpozději do osmi dnů od předpokládaného dne nástupu. U úplného přihlášení se používá storno, u částečného přihlášení oznámení o nenastoupení. 

Změny se týkají i evidence samotných zaměstnavatelů. Nový zaměstnavatel se má od 1. července 2026 přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny před dnem, kdy má nastoupit první zaměstnanec, nejdříve však patnáct dnů před tímto dnem. Stejné pravidlo platí i pro registraci mzdových účtáren. 

Co dělat při výpadku systému

Digitální povinnost s sebou přináší i riziko technického výpadku. Pokud systém JMHZ nebo související elektronické služby nefungují v okamžiku, kdy má zaměstnavatel splnit zákonnou povinnost, je potřeba postupovat prokazatelně a obezřetně. 

Základní pravidlo zní: dokumentovat, kontaktovat podporu a po obnovení funkčnosti hlášení bez odkladu podat. Vhodné je pořídit snímek obrazovky (screenshot) s chybovou hláškou nebo nedostupností služby, ideálně tak, aby bylo patrné datum a čas. Následně kontaktujte technickou podporu MPSV nebo ČSSZ a incident nahlaste. 

Metodický materiál MPSV/SÚIP k nehlášené práci doporučuje:

1. Uchovat důkaz o tom, co a kdy nešlo. 
2. Obrátit se na technickou podporu. 
3. Po vyřešení výpadku pracovníka co nejdříve dohlásit. 

4. Při případné kontrole předložit doklad o nemožnosti podání spolu s komunikací s podporou. 

    

Sankce: Kdy hrozí až tři miliony korun

Za umožnění výkonu nehlášené práce může hrozit pokuta až do výše 3 000 000 Kč. Zákon o zaměstnanosti rozlišuje nehlášenou práci jednak ve vztahu k osobám hlášeným podle § 87 (typicky zahraniční pracovníci) a jednak ve vztahu k fyzickým osobám, které zaměstnavatel nezaevidoval do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ. 

Je ale důležité nesměšovat úplnou absenci evidence s běžnou chybou v jednotlivém údaji. Pokud zaměstnavatel splnil registrační povinnost a následně zjistí formální chybu, musí ji opravit standardní cestou. Taková situace není totéž jako případ, kdy pracovník není před kontrolou v evidenci vůbec. ČSSZ samostatně upozorňuje na typické chyby v podáních REGZEC, například chybějící povinné položky, nesprávné číselníkové hodnoty nebo chybnou kombinaci identifikátorů; tyto chyby je třeba řešit opravou či změnou údajů. 

U zahraničních pracovníků hlášených podle § 87 zákona o zaměstnanosti existuje zvláštní korektiv: inspekce práce může věc odložit, pokud zaměstnavatel splnil oznamovací povinnost do pěti dnů ode dne nástupu osoby do zaměstnání nebo k výkonu práce a v mezidobí nebyla zahájena kontrola. U nehlášené práce založené na nezaevidování fyzické osoby do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ zákon stanoví, že odpovědnost za přestupek zaniká, pokud zaměstnavatel osobu zaeviduje před zahájením kontroly. 

Doporučení pro HR a mzdové účetní

Pro mzdové účetní a HR manažery je klíčové nastavit interní proces tak, aby žádný pracovník nezačal pracovat dříve, než proběhne alespoň nezbytná registrace nebo předregistrace. 

Co si mohou kontrolovat zaměstnanci

Digitalizace nepřináší kontrolní nástroje pouze státu a zaměstnavatelům, ale také samotným zaměstnancům. Pojištěnci mohou využít ePortál ČSSZ a službu Moje konto, která umožňuje zobrazit evidované doby důchodového pojištění, navrhovat opravy a doplňovat chybějící doby. Informativní výpis konta obsahuje přehled dob důchodového pojištění a od roku 1986 také přehled vyměřovacích základů a vyloučených dob. 

Zaměstnancům lze proto jednoznačně doporučit, aby si přístup do ePortálu zřídili (například prostřednictvím Identity občana, bankovní identity nebo datové schránky) a pravidelně kontrolovali, zda se jejich pracovní historie a doby pojištění v evidenci ČSSZ objevují správně. 

Co v JMHZ zatím chybí: Zdravotní pojišťovny

JMHZ je významným krokem k digitalizaci a sjednocení zaměstnavatelských hlášení, ale nejde o stoprocentně jednotné místo pro všechny povinnosti. Veřejné zdravotní pojištění zatím součástí JMHZ není. Všeobecná zdravotní pojišťovna (VZP) výslovně uvádí, že zdravotní pojišťovny nejsou do systému JMHZ zapojeny, a zaměstnavatelé proto musí i nadále podávat přehled o platbě pojistného zaměstnavatele a hromadné oznámení zaměstnavatele přímo příslušné zdravotní pojišťovně. 

Do budoucna by zapojení zdravotních pojišťoven dávalo velký smysl. Teprve tehdy by se JMHZ mohlo stát skutečně jedním unifikovaným místem pro většinu klíčových zaměstnavatelských hlášení. Do té doby však musí HR a mzdové účtárny počítat s tím, že vedle JMHZ zůstává část agendy nadále oddělena.